Отслеживаем активность и эффективность сотрудников автоматически: бесплатный модуль от Bquadro

Несколько месяцев назад мы приступили к решению глобальной задачи в рамках нашего агентства - реализовать инструмент, который поможет отслеживать активность и, как следствие, эффективность сотрудников. Так, у нас в Bquadro появился модуль “Учет активности сотрудников”. Несколько недель назад мы выкатили его в маркетплейсе и в этой статье рассказываем, зачем он нужен и какие задачи решает в нашей компании.





bitrix24-modul-bquadro.png

Исходные данные

Наша компания работает в корпоративном портале Битрикс24. Мы ставим задачи, трекаем время, общаемся в чатах и многое другое.

Рабочий процесс производственников - дизайнеров, программистов, верстальщиков и т.д., полностью прозрачен. Но с менеджерами по работе с клиентами время от времени возникают спорные ситуации. В их случае часто сама постановка задачи занимает больше времени, чем ее выполнение. Эффективность таких сотрудников отследить достаточно сложно.

У нас есть определенные KPI - заключение сделок, выполнение финансового плана и т.д. Но иногда к менеджерам возникают вопросы. Например: почему не позвонил вовремя клиенту? Почему не сделал вовремя отчет?

Чаще всего, ответы на эти вопросы звучат так: я не успел/был занят другой задачей и т.д. И проверить достоверность довольно сложно. Не будет же он создавать задачу по каждому звонку и письму?

А если сотрудник работает из дома? Как в этом случае отследить эффективность?

Особенно остро стоит проблема, когда в компании десятки сотрудников. Открывать задачи каждого и смотреть - как минимум трудозатратно.
Невозможность отслеживать активность сотрудников = риск снижения эффективности работы компании в целом.

Понимание этого назревало давно, но особенно остро вопрос встал с переходом компании на удаленку, в связи с пандемией.
Нам был необходим инструмент, который аккумулирует и показывает сводные данные в виде наглядного дашборда.

То, что было в голове быстро переросло в прототип и первая бета-версия была реализована буквально через пару дней. Потом были корректировки, добавление новых свойств. В результате получился модуль “Учет активности сотрудников”.

Как работает модуль?

Модуль “Учет активности сотрудников” автоматически считает количество действий сотрудников внутри корпоративного портала и выводит данные в отдельный раздел.

Учитывается затраченное на задачи время, все действия с задачами, компаниями, сделками, контактами, лидами, телефонные звонки, рабочий день с перерывами, сообщения в чатах.


1_cs.png

2_cs.png
  • Статистика по всей компании отображается в виде таблицы;
  • Выводится суммарная/средняя активность сотрудников по отделам;
  • Активность отдельных сотрудников выводится в виде таблицы и графика с хронологией действий.
    Здесь вы можете увидеть какие задачи ставил сотрудник, кому из коллег или в какой чат писал, кому звонил (подключена телефония), с какими лидами работал и т.д. И в таблице, и в графике видно во сколько было сделано то или иное действие;
3_cs.png

4_cs.png

  • При переходе из общей таблицы в данные по отдельному сотруднику, ранее выставленный период сохраняется;
  • Для удобства пользования установили цветовое кодирование по принципу светофора: отклонения подсвечиваются красным, потенциальные проблемы и значения на которые необходимо обратить внимание - акцентным желтым, норма и перевыполнение плана - зеленым.
Так как в компании работают специалисты разного профиля, модуль считает нарушением отклонения от средних показателей отдела, а не компании в целом.


Пример: менеджер по работе с клиентами А. сделал 120 полезных действий за 3 дня, а менеджер по работе с клиентами Б. сделал за эти же 3 дня 20 полезных действий. Отсюда мы понимаем - менеджер Б. в рабочее время, возможно, занимался чем-то посторонним. Необходимо обратить на это внимание и поговорить с менеджером Б.

Какие задачи решил модуль у нас

По нашему мнению, без цифр развивается субъективизм. Мы все - люди. У нас есть чувства, мнения, суждения и, к сожалению, тяжело объективно оценивать работу сотрудников. А цифры помогают абстрагироваться и увидеть, что делают сотрудники здесь и сейчас.

На данный момент мы пользуемся модулем больше 3-х месяцев (делали для удаленки, но после возвращения в офис необходимость в нем не отпала).

Промежуточные результаты:
  • сократилось количество разъясняющих вопросов: руководители отделов видят, чем заняты сотрудники и вовремя реагируют на изменения;
  • увеличилась эффективность работы: задачи закрываются быстрее, их стало больше, время ответа клиентам сократилось.
При этом необходимо помнить - модуль всего лишь инструмент. Он дает знания, но не понимание ситуации. В каждом отдельном случае необходимо общаться с сотрудником. Причин для снижения активности может быть масса и не всегда это банальная лень.
Кому может быть полезен модуль:
  • всем, кто работает с персоналом;
  • всем, кто работает с рентабельностью;
  • всем, кто работает с учетом эффективности работы персонала;
  • всем, кто работает с наймом и адаптацией новых сотрудников.
В общем, рекомендуем руководителям отделов, HR-службам и владельцам малого или среднего бизнеса.

Технические особенности и тест

Так как мы работаем с Битрикс24, решение адаптировано именно для коробки. На облако поставить нельзя.

Подробнее о модуле по ссылке - здесь

Он полностью бесплатный. Скачивайте, устанавливайте.

Мы будем благодарны каждому за обратную связь - работа над модулем продолжается, идеи и предложения с радостью принимаются!


Присоединяйтесь к нам соцсетях:
VK.png   Instagram.png   fb.png   behance.png